5 nuevos tips para aprovechar al máximo el buzón de sugerencias
Ya he comentado en otras entregas que el buzón de sugerencias no debe ser un muro de los lamentos y que bien utilizado puede resultar una muy útil fuente de información para la empresa.
Así que ahora, continuemos con las recomendaciones para aprovecharlo lo más posible en beneficio de todos los integrantes de la organización:
1. Asegúrate de que siempre cuente con papel y pluma para plantear las sugerencias.
Vivir en la era tecnológica no significa menospreciar la escritura “como se hacía antes”. Especialmente hablando de esta herramienta, muchas veces las personas se animan más a utilizarla que a enviar correos electrónicos “anónimos”.
Por eso es importante que tengan dónde y con qué escribir. De lo contrario el mensaje resultaría contraproducente: «aquí está el buzón, pero en realidad, no quiero saber qué piensas”.
2. Colecta la información continuamente.
Dejar que se acumulen los papeles con sugerencias envía el mismo mensaje: “no me interesa saber lo que escribes”.
3. Agradece e informa de lo obtenido y de las acciones a seguir.
Con base en las reglas que hayas comunicado, informa a la gente en la periodicidad acordada, sobre lo que has obtenido y las acciones a seguir a partir de ello.
Puedes utilizar la revista interna, los tableros o el correo institucional. Lo importante es que le des salida y correspondas a la confianza de la gente al escribir.
Agradece siempre que se hayan tomado el tiempo de plantear sus ideas.
4. Reporta
Cada 6 meses o al final de cada año, comunica con cifras y datos duros lo que hayas obtenido a través del buzón: número de sugerencias, casos atendidos, número de acciones realizadas, etc.
5. Evalúa
Con base en el análisis de la información que obtengas y de la utilidad de la misma, define si continúas utilizando esta herramienta o “la dejas descansar” un tiempo.
Si decides hacer esto último, retírala de donde la hayas colocado y no la dejes “como parte del paisaje” no utilizado de la empresa.
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