5 tips para aprovechar al máximo el buzón de sugerencias
En mi entrega anterior hablé sobre el buzón de sugerencias en una organización y entre otros aspectos comentaba la importancia de tener claro el objetivo que le dé origen y el uso que se le daría a la información obtenida a partir de él.
En esta ocasión te propongo algunos consejos prácticos para utilizarlo de la mejor manera en beneficio de la organización y de quienes la integran.
Antes de colocarlo:
1. Asegúrate de que es un buen momento para hacerlo.
Es decir, que el clima laboral y la situación de la empresa, favorezcan la participación positiva de la gente.
Una reciente reestructura interna, una fusión con otras organización o cambios importantes en el equipo directivo o en las áreas de la empresa realizados poco tiempo antes, no son el mejor contexto para este ejercicio.
2. Define con precisión qué tipo de información te interesa obtener.
Ésta puede ser de diversos tipos: recomendaciones de mejora respecto a la operación, dudas sobre aspectos concretos de la empresa, propuestas de innovación, etc.
3. Conforma un comité responsable del buzón.
Lo cual incluye: quiénes lo conformarán, cuál será su función y responsabilidades, cada cuándo se reunirán a revisar la información, cuáles serán sus “entregables”, etc.
Al colocarlo:
4. Ubícalo en un espacio visible y de fácil acceso para todos.
La entrada general, el pasillo que da al comedor o cualquier otro espacio común por el que la mayoría de los colaboradores pase con frecuencia son buenas opciones.
Es importante que resulte atractivo a la vista para llamar la atención e invitar a ser utilizado.
5. Comunica claramente “las reglas del juego”.
Es decir, explica a los colaboradores el objetivo del buzón; qué tipo de información se busca obtener; cómo se manejará y para qué se utilizará; qué “se vale decir”, qué no y cómo decirlo; etc.
Enfatiza sobre todo que es un canal de comunicación ascendente, no un “muro de los lamentos” y que por tanto, debe ser utilizado con un propósito positivo de mejora.
En la próxima entrega te compartiré otras recomendaciones prácticas a partir de que el buzón “inicia operaciones”.
¡Por aquí nos leemos pronto!
